Центр Финансового Консалтинга в Астане - Ключевые показатели эффективности: что, зачем и как?

Ключевые показатели эффективности: что, зачем и как?

KPI позволяют производить контроль деловой активности сотрудников, подразделений и компании в целом.

КПЭ — это инструмент измерения поставленных целей. Если показатель, который вы придумали, не связан с целью, то есть не образуется исходя из её содержания, тогда нельзя использовать данный KPI. Технологии постановки, пересмотра и контроля целей и задач легли в основу концепции, которая стала основой современного управления и называется «Управление по целям».

На практике, руководители компаний не довольны существующими в компаниях системами оценки результатов деятельности или их отсутствием: существующая в компании бизнес- система, действующая организационная структура не позволяет увидеть связи между планами, исполнением, результатом и мотивацией!

Причинами этого могут служить разные факторы, начиная с отсутствия цели и стратегии в компании и заканчивая неэффективной работой руководителей подразделений. И, как правило, в таких случаях руководители компании заинтересованы во внедрении KPI, чтобы полностью изменить картину.

И тогда на повестке дня возникают основные вопросы:

  1. Что необходимо для разработки KPI?
  2. Кто будет разрабатывать и внедрять KPI в компании?
  3. Можно ли разработать KPI для административного персонала?
  4. Кто и как будет следить за результатами?

Давайте разберем эти вопросы по- порядку:

  1. Для разработки KPI до момента внедрения необходимо:
  • Понимание сущности своего бизнеса. Этот пункт актуален для существующего бизнеса перед определением стратегической цели. Важно провести анализ текущей ситуации, актуализировать основные проблемы, найти пути решений. Для исполнения этой задачи мы используем метод мозгового штурма с ключевыми сотрудниками компании, на котором, с помощью логического дерева, составляем подробную карту бизнес-системы с функциональной точки зрения (производство, продажи, маркетинг, исследования, выполнение заказов и т.д.), перечисляем все виды проблем, тестируем гипотезы- возможные варианты решений, и в результате получаем «дорожную карту» пути достижения цели. 
  • Четкая формулировка стратегических целей, а также разбивка всего пути к цели на измеримые этапы. Формулируем стратегическую цель и разбиваем его подцели с соответствующими сроками достижения, не забывая учитывать задачи, полученные с анализа текущей ситуации.
  • Все бизнес-процессы в организации необходимо скорректировать в соответствии с основной стратегией компании. Для выполнения данного пункта необходимо понимание существующих основных бизнес-процессов компании, основных задач и функций каждого отдела и подразделений. Данная задача выполняется руководителями подразделений в рамках своего отдела/подразделения и совместно путем согласования между собой делаются предложения по корректировке бизнес-процессов и функционала.
  • Закрепить ответственное лицо за разработку и внедрение KPI в компании. В независимости от того, кто будет разрабатывать и внедрять KPI в компании (независимый эксперт, консалтинговая фирма или сотрудник компании), необходимо назначить ответственное лицо компании за успешное внедрение KPI с наделением полномочий, обозначением сроков реализации проекта, ответственных за разработку и внедрение, бюджет на данный проект. Как правило, в компании данным ответственным лицом является HR-специалист, наделенный всеми управленческими функциями.
  1. Для определения, кто будет разрабатывать и внедрять KPI в компании, давайте разберем имеющие варианты с описанием плюсов и минусов:

Вариант 1 – разработка и внедрение специалистом компании.

Данный вариант предполагает наличие в компании специалиста, имеющего опыт в аналогичном проекте. Не рекомендуем внедрять данный проект специалистом-новичком, так как весь процесс затрагивает всех сотрудников и непрофессиональный подход может вызвать недовольство со стороны сотрудников и демотивировать персонал. О последствиях демотивации персонала думаю не стоит даже писать…

Специалист в данной области может представить руководству компании свой план работ с этапами реализации и видением. Обычно это HR-директора крупных и средних компаний, имеющий оклад выше среднего и наличие данного специалиста в компании после реализации проекта будет для компании обходится дорого.

Вариант 2- разработка и внедрение сторонним специалистом или консалтинговой фирмой.

При выборе стороннего специалиста оговаривается бюджет на весь проект и дальнейшее сопровождение. В рамках договорных отношений прописываются зоны ответственности, планы и этапы работ и все риски, связанные с неуспешной реализацией проекта. Однако, стоит учитывать тот факт, что успешность реализации проекта связана не только с профессионализмом исполнителя, но и с профессионализмом ответственных руководителей отделов/подразделений компании, а также успешной реализации задач по пункту 1, что является зоной ответственности самой компании.

В данном случае, в компании также назначается ответственное лицо, которое будет сопровождать проект, участвовать в организации всех работ и разработке методологии по расчету и оценке выполнения ключевых показателей эффективности.

  1. Для раскрытия вопроса относительно возможности разработки KPI для административного персонала давайте перечислим виды ключевых показателей:
  • KPI результата – показывают количество и качество результата;
  • KPI затрат – показывают затраченные ресурсы;
  • KPI функционирования – относятся к показателям выполнения бизнес-процессов и позволяют оценить, насколько соответствует процесс требуемому алгоритму его выполнения (работы согласно функциональных обязанностей);
  • KPI производительности – производные показатели, характеризующие соотношение полученного результата и времени, затраченного на его получение;
  • KPI эффективности (показатели эффективности) – это также производные показатели, которые характеризуют соотношение полученного результата к затратам ресурсов.

К административному персоналу применяют KPI результата и функционирования.

Давайте рассмотрим некоторые варианты KPI для сотрудников административного персонала:

Ключевые показатели эффективности

Вес показателя, % (влияние на переменную часть)

Формула расчета (система измерения/расчета)

Вид KPI

KPI для Руководителя бухгалтерского отдела

Своевременное закрытие периода для управленческого учета

40%

План/факт = плановый срок закрытия периода / фактический срок

KPI функционирования

Полное закрытие периода для управленческого учета

40%

План/факт = плановая сумма отклонений / фактическая сумма отклонений

KPI результата

Своевременная подача налоговой декларации

30%

Отсутствие штрафных санкций и пени, уплаченных по вине бухгалтерии

KPI функционирования

KPI для Руководителя финансового отдела

Своевременное и полное ведение управленческого учета проектов

40%

План/факт = плановый срок предоставления отчетности / фактический срок

KPI функционирования

Эффективное управление денежными потоками

40%

План/факт = плановый срок предоставления фин.плана / фактический срок

KPI функционирования

Бюджетирование проектов

30%

План/факт = Плановый срок предоставления бюджета / фактический срок

KPI функционирования

Соответственно, KPI для административного персонала разрабатывается, количество показателей, вес показателей и система измерения определяется согласно приоритетности и важности основных бизнес-процессов данного отдела в достижении цели компании. На данном примере для достижении цели компании важно своевременное и полное ведение управленческого учета и финансовый контроль.

  1. Кто и как будет следить за результатами?

Как правило, после разработки KPI и утверждения методологии по расчету и оценке KPI, руководители подразделений/отделов по итогам периода формируют отчеты о достижении установленных значений KPI и направляют их в HR-службу, HR-служба предоставляет на утверждение директору свод отчетов о достижении установленных значений KPI, и директор компании утверждает целевые значения KPI для начисления в бухгалтерии.

В заключении, хочу обратить внимание на факторы, при которых система KPI будет и не будет работать эффективно:

Система KPI будет работать эффективно, если:

  • правильно разработано дерево целей компании;
  • правильно и своевременно ставятся задачи по принципу SMART;
  • правильно расставлены и взвешены все KPI;
  • правильно распределена ответственность за цели (и процессы) между исполнителями;
  • система учета позволяет посчитать все расчетные формулы KPI;
  • правильно и своевременно выполняется методология KPI ответственными лицами компании.

Система KPI работать не будет, в случаях если:

  • руководство компании и руководители подразделений не принимало участия в построении дерева целей;
  • KPI разработаны неверно – не учтены все необходимые индикаторы достижения цели;
  • KPI нельзя посчитать из-за отсутствия данных в системе учета, или из-за их недостоверности, или из-за субъективности их оценки;
  • KPI внедрены не во всех подразделениях; в этом случае систему управления перекосит из-за нецелостности системы;
  • KPI не привязаны к системе мотивирования;
  • KPI привязаны к системе мотивирования, но при этом не учтены личные цели (мотивация и человеческий фактор) сотрудников, для которых установлены KPI;
  • достижение KPI и выплату за них бонуса разделяет период времени больше чем три месяца – люди просто устанут ждать и перестанут связывать правильность своих действий с получаемым вознаграждением;
  • если проекты в компании длинные, то KPI (и бонус за их выполнение) стоит привязывать не только к финальным результатам проекта, но и к промежуточным этапам.

Действуйте и у Вас все получится!

Ваша Алия Акказынова!